PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN
Dr Red
Nota: Artikel ini dibantu oleh ChatGPT
Anda pernah menghadiri mesyuarat yang membosankan? Ramai yang pernah. Mengapakah perkara ini terjadi? Mesyuarat sepatutnya menjadi medan untuk membuat keputusan tapi sering berakhir sabagai tempat yang memsankan dan tiada keputusan. Mesyuarat yang berkesan akan menjadi faktor utama kejayaan sesebuah organisasi. Untuk memastikan pengurusan mesyuarat yang berkesan, terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Berikut adalah beberapa panduan untuk pengurusan mesyuarat yang berkesan:
Sebelum mesyuarat:
1. Tentukan objektif mesyuarat - pastikan bahawa semua ahli yang terlibat memahami matlamat dan tujuan mesyuarat.
2. Tetapkan agenda mesyuarat - senaraikan semua perkara yang perlu dibincangkan dan pastikan semua ahli diberi salinan agenda sekurang-kurangnya 24 jam sebelum mesyuarat.
3. Panggil ahli mesyuarat - pastikan semua ahli mesyuarat dapat menghadiri mesyuarat pada tarikh dan waktu yang telah ditetapkan. Paling baik 7 hari sebelum mesyuarat sekiranya telah ditakwimkan.
Semasa mesyuarat:;
1. Patuhi masa - pastikan mesyuarat bermula tepat pada masanya dan diberikan masa yang mencukupi untuk membincangkan semua perkara dalam agenda.
2. Berikan ruang untuk perbincangan - berikan ruang kepada semua ahli mesyuarat untuk berkongsi pandangan dan pendapat mereka, dan pastikan bahawa tidak ada satu pihak yang mendominasi perbincangan.
3. Catat keputusan - pastikan semua keputusan dan tindakan yang diambil dicatat dan dipersetujui oleh semua ahli mesyuarat sebelum mesyuarat berakhir.
Selepas mesyuarat:
1. Segera ambil tindakan - pastikan tindakan yang diperlukan diambil secepat mungkin setelah mesyuarat berakhir.
2. Hantar salinan minit mesyuarat - hantar salinan minit mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat dan pastikan bahawa semua tindakan yang telah ditetapkan diambil dalam masa yang ditetapkan.
3. Beri ruang untuk maklum balas - pastikan ahli mesyuarat diberi ruang untuk memberi maklum balas mengenai pengalaman mereka dalam mesyuarat dan berikan ruang untuk meningkatkan proses pengurusan mesyuarat pada masa akan datang.
Dengan mengikuti panduan ini, pengurusan mesyuarat akan lebih efektif dan produktif serta memberikan hasil yang diinginkan.
KOMUNIKASI DALAM MESYUARAT
Komunikasi dalam mesyuarat sangat penting untuk memastikan bahawa semua ahli mesyuarat memahami dan bersetuju dengan tujuan dan matlamat mesyuarat. Di bawah ini, saya akan memberikan contoh bagaimana komunikasi dapat dijalankan dalam mesyuarat.
1. Membuka Mesyuarat
Setelah semua ahli mesyuarat tiba, pengerusi boleh membuka mesyuarat dengan mengucapkan salam dan menjelaskan tujuan dan matlamat mesyuarat. Contohnya, "Selamat pagi semua. Saya ingin membuka mesyuarat ini dengan mengucapkan selamat datang kepada semua ahli mesyuarat. Tujuan mesyuarat ini adalah untuk membincangkan cadangan baru mengenai pengurusan projek kita. Saya berharap kita dapat membincangkan isu-isu ini secara terperinci dan membuat keputusan yang tepat."
2. Memberi Peluang Untuk Berkongsi Pendapat
Selepas membuka mesyuarat, pengerusi boleh memberi peluang kepada semua ahli mesyuarat untuk berkongsi pandangan dan pendapat mereka mengenai isu-isu yang dibincangkan. Contohnya, "Sekarang, saya ingin memberi peluang kepada semua ahli mesyuarat untuk berkongsi pandangan dan pendapat mereka mengenai cadangan baru ini. Sila beritahu kami apa yang anda fikirkan tentang cadangan ini dan apa yang perlu diberi perhatian dalam menjalankannya."
3. Berdiskusi dan Mendebatkan Isu
Setelah ahli mesyuarat memberi pandangan mereka, mereka boleh berdiskusi dan mendebatkan isu untuk mencari penyelesaian yang terbaik. Contohnya, "Sekarang, mari kita membincangkan lebih lanjut tentang isu-isu yang telah dibangkitkan oleh ahli mesyuarat. Apa yang kita boleh lakukan untuk mengurangkan kos projek sambil memastikan kualiti kerja yang tinggi?"
4. Mencapai Persetujuan
Setelah semua isu dibincangkan, ahli mesyuarat perlu mencapai persetujuan mengenai keputusan dan tindakan yang perlu diambil. Contohnya, "Sekarang, setelah mendengar pandangan dari semua ahli mesyuarat, kita perlu membuat keputusan mengenai cadangan baru ini. Adakah ada keputusan yang perlu diambil sebelum kita berakhir mesyuarat hari ini?"
5. Mengakhiri Mesyuarat
Setelah keputusan dicapai, pengerusi mesyuarat boleh mengakhiri mesyuarat dengan merangkaikan kembali keputusan dan tindakan yang telah dipersetujui oleh semua ahli mesyuarat. Contohnya, "Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat atas sumbangan mereka dalam mesyuarat hari ini. Kita telah mencapai beberapa keputusan penting yang perlu dilaksanakan dalam masa terdekat. Saya akan menghantar minit mesyuarat ini kepada semua ahli mesyuarat dan memastikan tindakan yang telah dipersetujui diambil pada masa yang ditetapkan."
Mengatasi gangguan dalam mesyuarat
Ketika mesyuarat, gangguan seperti kebisingan, kelambatan dalam teknologi, dan kelambatan ahli mesyuarat boleh mengurangkan keberkesanan mesyuarat. Di bawah ini adalah beberapa cara untuk mengatasi gangguan dalam mesyuarat:
1. Tetapkan Peraturan Mesyuarat
Sebelum mesyuarat bermula, pengerusi perlu menetapkan peraturan mesyuarat. Contohnya, hanya satu orang bercakap pada satu masa, semua ahli mesyuarat perlu hadir pada waktu yang telah ditetapkan, dan telefon bimbit harus dimatikan semasa mesyuarat berlangsung.
2. Gunakan Teknologi yang Sesuai
Pastikan bahawa semua peralatan teknologi yang digunakan dalam mesyuarat seperti projektor, mikrofon, dan komputer berfungsi dengan baik sebelum mesyuarat bermula. Ini akan membantu mengurangkan kesalahan teknikal yang tidak diingini semasa mesyuarat.
3. Berikan Keutamaan kepada Isu Utama
Sekiranya terdapat banyak isu yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat, pastikan bahawa isu utama diberikan keutamaan dalam urutan pembahasan. Ini akan membantu mengelakkan gangguan yang tidak perlu semasa mesyuarat berlangsung.
4. Berikan Amaran kepada Ahli Mesyuarat
Jika ahli mesyuarat kerap terlambat atau tidak hadir pada waktu yang telah ditetapkan, pengerusi perlu memberikan amaran kepada mereka. Ini akan memberi kesan bahawa ketepatan masa adalah penting dalam mesyuarat dan menunjukkan penghargaan terhadap masa ahli mesyuarat yang lain.
5. Berikan Perhatian kepada Kebisingan
Jika terdapat gangguan kebisingan seperti bunyi luar atau pembinaan yang berdekatan dengan bilik mesyuarat, pengerusi boleh memutuskan untuk mengalihkan mesyuarat ke tempat yang lebih tenang. Atau pengerusi juga boleh memberikan amaran kepada semua ahli mesyuarat agar tidak bercakap secara berlebihan dan mengganggu mesyuarat.
6. Gunakan Sesi Pembahagian
Sekiranya mesyuarat menjadi sangat panjang dan ahli mesyuarat menjadi letih, pengerusi boleh memberi perhatian kepada jadual mesyuarat dan mengambil masa untuk pembahagian dan rehat. Ini memberi kesan bahawa ahli mesyuarat dihargai dan dapat mengurangkan keletihan yang mungkin menyebabkan gangguan dalam mesyuarat.
Dengan mengatasi gangguan dalam mesyuarat, ahli mesyuarat dapat berfokus pada matlamat mesyuarat dan membuat keputusan yang lebih baik.
No comments:
Post a Comment